Verkkosivujen lomakkeiden ja uutiskirjeiden tietosuoja

Verkkosivuillamme on erilaisia lomakkeita, joiden kautta saat meihin muun muassa yhteyden tai voit antaa meille palautetta. Saatamme ohjata sinua myös tilaamaan uutiskirjeen erillisen lomakkeen kautta. Tässä selosteessa kerromme tarkemmin käsittelemistämme henkilötiedoista näiden lomakkeiden yhteydessä.

Lue SDP:n henkilötietojen käsittelystä laajemmin yleisestä tietosuojaselosteestamme

1. Käsittelemämme henkilötiedot

Käsittelemme seuraavia tietoja lomakkeiden yhteydessä:

  • Etu- ja sukunimi
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • IP-osoite
  • Yhteydenoton aihe ja sisältö
  • Muut lomakkeen yhteydessä antamasi tiedot

2. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelemme antamiasi henkilötietoja uutiskirjeen tilauksen yhteydessä toimittaaksemme sinulle ajankohtaista tietoa toiminnastamme uutiskirjeiden muodossa. Jos olet ottanut meihin verkkosivujen lomakkeen tai chatbotin kautta yhteyttä, käsittelemme yhteystietojasi yhteydenottoon vastaamiseksi. Henkilötietojen käsittely perustuu lomakkeiden yhteydessä antamaasi suostumukseen.

Saatamme myös aika ajoin järjestää kilpailuja, joiden yhteydessä pyydämme sinulta erikseen lupaa uutiskirjeen toimittamiseen ja henkilötietojen käsittelyyn.

3. Henkilötietojen käsittely ja säilyttäminen

Säilytämme henkilötietoja niin kauan, kuin on tarpeen yllä määriteltyjen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi. Uutiskirjeen tilaajan tietoja käsitellään niin kauan, kuin henkilö on rekisteröitynyt tilaajaksi.

Lomakkeen kautta tapahtuvan yhteydenoton yhteydessä viesti välitetään sähköpostiosoitteeseen, josta se ohjataan edelleen asianomaiselle henkilölle. Yhteydenottaja saa siis henkilökohtaisen vastauksen esittämäänsä kysymykseen mahdollisuuksien mukaisesti. Mikäli yhteydenottaja on toivonut tietyn piirin edustajan ottavan häneen yhteyttä, ohjataan viesti tälle henkilölle. Lomakkeiden käytön yhteydessä kerättyjä tietoja käsitellään niin kauan, kuin on tarpeellista yhteydenottoon vastaamiseksi ja asian käsittelemiseksi. Tämän jälkeen tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa ja viimeistään kuuden kuukauden kuluttua.

Verkkosivujemme lokiin tallennetut tiedot poistetaan tai anonymisoidaan kuuden kuukauden kuluessa yhteydenotosta. Tietoja voidaan käsittelyn päättymisen jälkeen käsitellä tilastointitarkoituksiin, siten etteivät yksittäiset henkilöt ole enää tunnistettavissa.

4. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus ja perusteltu tarve käsitellä henkilötietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään.

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Käyttämillämme palveluntarjoajilla on ISO27001-sertifikaatti osoituksena siitä, että tietoturvan riittävästä tasosta on huolehdittu.

5. Henkilötietojen siirrot

Verkkosivut ja chatbotin tarjoavat tarkoin valitut palveluntarjoajamme. Nämä palveluntarjoajat käsittelevät ainoastaan sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä palveluiden tarjoamiseksi ja olemme laatineet kunkin henkilötietojen käsittelijän kanssa kirjalliset sopimukset, joissa henkilötietojen käsittelyn ehdoista ja vaatimuksista on sovittu.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

6. Rekisteröidyn oikeuksien käyttö

Lue rekisteröidyn oikeuksista ja niiden käyttämisestä yleisestä tietosuojaselosteestamme