SDP:n jäsenrekisterin tietosuojaseloste

SDP kunnioittaa jäsentensä yksityisyyden ja henkilötietojen suojaa ja on sitoutunut suojaamaan henkilötietoja lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Tässä informaatioselosteessa on kuvattu menettelytavat, joita sovelletaan SDP:n jäsenistä keräämiin henkilötietoihin.

1. Rekisterinpitäjä

Suomen Sosialidemokraattinen puolue r.p.

Y-tunnus: 0117005-2
Osoite: Siltasaarenkatu 18-20 6 krs, 00530 Helsinki Puhelin: (09) 478 988
Sähköposti: ville.wallin@sdp.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

SDP kerää ja käsittelee vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen puolueen toiminnan harjoittamiseen ja jäsenyyden hoitamiseen.

Jäsenyyden hoitaminen

Ensisijainen tarkoitus SDP:n jäsenrekisterin henkilötietojen käsittelylle on jäsenyyden hoitaminen sekä jäsenten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen varmistaminen, jolloin käsittelyn perusteena on SDP:n ja jäsenen välinen sopimus. Henkilötietoja käsitellään sopimuksen mukaisen jäsenyyden ja siihen liittyvien palveluiden tarjoamiseksi ja tuottamiseksi jäsenille, jäsenmaksujen laskuttamiseksi, jäsensuhteen ylläpitämiseksi, jäsenten vaaleja koskevien ehdokkuuksien ylläpitämiseksi ja edistämiseksi sekä jäsenten yhteydenpidon mahdollistamiseksi. Jäsenellä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen muille jäsenille ja ehdokasjäsenillä median edustajille.

Henkilötietoja voidaan käyttää palautteen analysoinnissa ja sen avulla edistetään puolueen markkinointia. Sähköistä suoramarkkinointia SDP harjoittaa vain lainsäädännön edellyttämällä tavalla vastaanottajan suostumuksella.

Jäsenviestintä, markkinointi sekä tutkimus ja tilastointi

SDP käyttää henkilötietoja myös informoidessaan jäseniä toiminnastaan, tapahtumista, vaaleista ja kampanjoista uutiskirjeen muodossa sekä kerätessään jäsenkyselyillä tietoa palveluidensa ja toimintansa kehittämiseksi sekä mielipidetutkimusten tekemiseksi. Henkilötietoja saatetaan käyttää myös markkinointitoimenpiteisiin. Suoramarkkinointi perustuu tällöin SDP:n oikeutettuun etuun tarjota tietoa palveluistaan. Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus kieltää suoramarkkinointi ja kieltää henkilötietojensa käsittely suoramarkkinointitarkoituksiin.

SDP:n oikeutettuun etuun perustuen jäsenrekisterin henkilötietoja voidaan käyttää myös tilastointi ja tutkimustarkoituksiin.

Yllä mainittuja tehtäviä suorittavat puolueen palveluksessa olevat henkilöt, osastojen, piirien ja kunnallisjärjestöjen luottamushenkilöt. Rekisterinpitäjä huolehtii tietosuojan toteutumisesta kaikkien jäsenrekisterin tietoja käsittelevien toiminnassa. Kaikki henkilötietoja käsittelevät ovat sitoutuneet salassapitovelvoitteisiin.

3. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

• Yhteystiedot, kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• Ammatti ja koulutus
• Jäsenmaksua koskevat tiedot ja maksuluokka
• Viestinnän toteuttamiseen liittyvät tiedot
• Mahdolliset luvat, suostumukset ja kiellot
• Luottamustoimia koskevat tiedot
• Mahdolliset tarjonnanestotiedot
• Sisarjärjestöjen jäsenyys, esim. Demarinaiset, Wanhat toverit, Kristilliset demarit
• Tiedot ehdokkuuksista kunta- ja eduskuntavaaleissa

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan jäseneltä itseltään puhelimitse tai sivuillamme olevien nettilomakkeiden kautta, jäsenlomakkeilla postitse, internetin kautta, sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla.

5. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

SDP voi luovuttaa tietoja palveluntarjoajille ja kolmansille osapuolille silloin, kun nämä käsittelevät tietoja SDP:n lukuun esimerkiksi jäsenpalveluiden toteuttamiseksi, kuten jäsenten muistamiseksi.

SDP voi luovuttaa vaaleissa ehdokkaina olevien jäsenten tietoja median edustajille jäsenten ehdokkuuden asettamien velvoitteiden toteuttamiseksi ja ehdokkuuden edistämiseksi.

Uusien jäsenten yhteystiedot luovutetaan Demokraatille, ellei rekisteröity ole kieltänyt tietojensa luovuttamista jäsenrekisterissä. Yhteystietojen luovutuksen tarkoitus on tarjota uusille jäsenille mahdollisuus lehden tilaamiseen. Demokraatti käyttää yhteystietoja myös palveluidensa suoramarkkinointiin, mikäli rekisteröity ei ole sitä erikseen kieltänyt. Demokraatti käsittelee jäsenten henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti eikä luovuta tietoja kolmannelle.

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

SDP voi luovuttaa tietoja myös viranomaisille kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.

Lisäksi tapahtumien yhteydessä annettuja henkilötietoja voidaan luovuttaa tapahtumajärjestäjän yhteistyökumppaneille.

6. Rekisterin suojauksen periaatteet Paperinen aineisto

Paperinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa, joissa ulkopuolisten pääsy aineistoon on estetty ja pääsy niihin on rajattu ainoastaan henkilöille, joilla tehtävänsä puolesta on oikeus käsitellä jäsentietoja.

Sähköinen aineisto

Jäsentietoja sisältävää järjestelmää ovat oikeutettuja käyttämään vain ne henkilöt, joilla tehtävänsä puolesta on oikeus käsitellä jäsentietoja. Jokaisella käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään.

Tietokannat, joihin henkilötietoja kerätään ovat palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain ennalta nimetyt henkilöt.

7. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja jäsenrekisterissä. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada henkilötiedot itselleen, pyytä tietojen oikaisemista tai poistamista, ellei niiden poistamiselle ole estettä. Rekisteröidyllä on lisäksi tietyin edellytyksin oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojen käsittelyä.

Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus kieltää suoramarkkinointi ja kieltää henkilötietojensa käsittely suoramarkkinointitarkoituksiin.

Rekisteröity voi tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön ottamalla yhteyttä jäsenpalveluumme. Pyynnön tulee olla riittävällä tavalla yksilöity, jotta jäsenpalvelumme voi todentaa rekisteröidyn henkilöllisyyden. SDP ilmoittaa rekisteröidylle, mikäli ei joiltain osin pysty toteuttamaan pyyntöä, kuten poistamaan kaikkia tietoja, joiden säilyttämiseen SDP:llä on lakisääteinen velvollisuus tai oikeus.

Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan lähettämällä pyynnön osoitteeseen: petri.nurmi@sdp.fi

Jos rekisteröity huomaa, että käsittelyssä on puutteita tai se on lainvastaista, rekisteröidyllä on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojaviranomaiselle.

8. Henkilötietojen säilyttäminen

SDP säilyttää henkilötietoja ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määritettyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Tietoja voidaan käsittelyn päättymisen jälkeen käsitellä tilastointitarkoituksiin, siten etteivät yksittäiset henkilöt ole enää tunnistettavissa.

9. Selosteen muuttaminen

Toiminnan kehityksen ja lainsäädännön muutosten johdosta SDP pidättää oikeuden muuttaa tätä informointiselostetta.