Vapaaehtoistoiminnan johtaminen
Vapaaehtoistoiminnan johtaminen on käytännössä sitä, että vapaaehtoisille luodaan mahdollisuuksia toimia, ja tätä kautta hän voi edistää yhdistyksen ja aatteen päämääriä. Johtamisen ydintä on toiminnan ja tavoitteiden suunnittelu. Näiden jälkeen tärkeintä on innostaa, motivoida ja koordinoida tehtäviä. Ennen itse koordinoimisen aloitusta on tärkeää luoda yhteinen visio siitä, mitä kaikella toiminnalla tavoitellaan. Vision ollessa kaikille selvä on helppo motivoida ihmisiä toimimaan ja mukaan toimintaan. Etenkin, kun vapaaehtoistyöstä ei makseta palkkaa, yhteinen visio luo tunteen merkityksellisyydestä ja näin ollen luo motivaatiota. Myös hyvä yhteishenki on avainasemassa vapaaehtoistoiminnan johtamiseen. Ennen uudenlaisen toiminnan aloittamista onkin hyvä järjestää joku yhteishenkeä vahvistava tapahtuma, missä voidaan myös yhdessä ideoida toimintaa. Näitä voivat esimerkiksi olla yhteinen kahvihetki tai muu vapaamuotoinen tilaisuus joko etätapahtumana tai livenä.
Jokainen uusi SDP:n jäsen saa tiedon ja linkin OmaSDP -sivustolle, jossa on mahdollista ilmoittaa, mistä politiikan osa-alueista on kiinnostunut tai miten haluaisi tehdä vapaaehtoisena ja SDP:n jäsenenä. Vanhemmille jäsenille taas lähetetään toimintakehotus näiden kirjaamiseen säännöllisin väliajoin. Jäsen voi olla itse valitsemassa, haluaako esim. olla paistamassa makkaraa, pystyttämässä toimintatelttaa tapahtumissa vai kiinnostaako ennemmin valokuvien ottaminen, esitteiden taitto tai olisiko itselle luontevinta käydä ovelta ovelle kertomassa esimerkiksi vaaleista.
Tämä toiminto mahdollistaa sen, että jäsenrekisterin kautta on mahdollista kutsua jäseniä mukaan toimintaan yksilöimällä avun tarvetta. Pystyt lähettämään kutsuja, mikäli sinulla on jäsenrekisterin käyttöoikeus. Kutsuminen on mahdollista osasto-, kunnallisjärjestö-, piiri- ja puoluetasolla. Kutsuminen tapahtuu siten, että valitset jäsenrekisterin yläpalkista Haku – Jäsenet — määrittele hakuehdot — valitse kiinnostuksen kohteet — valitse haluamasi toiminto — ja tuloksena sinulla on raportti henkilöistä, jotka ovat omalla toimialueellasi halukkaita toimintaan. Tämän raportin henkilöille voit lähettää kohdennetun kutsun toimimaan. Käyttämällä jäsenrekisterin palvelua varmistat, että kutsu menee myös sellaisille jäsenille, jotka eivät ole aiemmin olleet mukana toiminnassa. Puoluetoimiston ja piirien henkilökunta auttaa mielellään toiminnon käyttämisessä.
Käyttäjätunnuksesi on oma jäsennumerosi. Voit tilata salasanan kirjautumisikkunassa olevan ”Tilaa uusi salasana” -linkin kautta. Kirjautuminen onnistuu myös verkkopankkitunnuksien tai mobiilitunnistautumisen avulla. Mikäli et muista jäsennumeroasi, ole yhteydessä oman osastosi jäsenasiainhoitajaan.
Koulutus
Puolue järjestää säännöllisesti koulutusta vapaaehtoistoimintaan liittyen. Koulutusta järjestetään erillisinä koulutuksina tai esimerkiksi järjestöpäivien yhteydessä. Piirit ja kunnallisjärjestöt järjestävät myös säännöllisesti koulutuksia. On myös suositeltavaa, että osastotasolla järjestetään koulutusta liittyen vapaaehtoistoimintaan. Erityisesti puolueen kokeneille jäsenille saattaa olla moni sellainen asia itsestään selvää, mikä ei uudelle toimijalle ole.
Koulutuksia voi olla erilaisia, ja osa niistä voi olla hyvinkin kevyitä. Jos uusi jäsen ilmoittautuu mukaan päivystämään teltalle tai tulee mukaan koputustalkoisiin, on hyvä valita erikseen henkilö, joka käy hänen kanssaan läpi toiminnan. Tämä valittu henkilö voi toimia tapahtuman ajan uuden toimijan mentorina ja rohkaista, kehua ja auttaa uutta jäsentä. Mikäli on paljon uusia jäseniä, voi järjestää isomman koulutuksen. Koulutuksen tarkoitus on tarjota vapaaehtoiselle parhaat eväät vapaaehtoistoiminnalle ja sitä kautta onnistuneelle kokemukselle, mikä taas vahvistaa sitoutumista tulevaisuuden toimintaan.
Mikäli toivot jotain erityistä koulutusta, ole yhteydessä omaan puolueosastoosi, piiriisi tai puoluetoimistoon ja vinkkaa ideasta.
Koordinointi
OmaSDP:n kautta toimiva ilmoittautuminen toimii hyvänä alustana vapaaehtoistoiminnan koordinoimiselle. Jäsenellä on mahdollisuus kertoa kiinnostuksensa tätä kautta ja koordinoijalla kutsua tapahtumaan tai tehtävään oikeat henkilöt.
Osaston on hyvä valita henkilö, joka koordinoi vapaaehtoistoimintaa. Mikäli kyseessä on iso osasto, voi tätä vastuuta jakaa eri osioihin tai henkilöiden kesken. Koordinaattori vastaa vapaaehtoisten kutsumisesta, jaksamisesta ja motivoinnista. Ideana on etsiä oikea henkilö oikeaan paikkaan. Koordinaattorin tulee myös varmistaa, että jokainen henkilö saa tarpeeksi tehtäviä eikä kenenkään tehtävämäärä kasva liian suureksi. Helposti käy niin, että samat henkilöt tekevät vuodesta toiseen samoja tehtäviä. Jäsenrekisterin kutsutoiminnon kautta monet uudet jäsenet ovatkin ilahtuneet kutsusta tulla mukaan toimintaan ja aktivoituneet tämän jälkeen muutenkin jäseninä omassa osastossa. On myös tärkeää muistaa siirtää hiljaista tietoa ja tekemistä konkareilta tuoreimmille jäsenille. Koordinaattori voi ottaa myös tästä muistutusvastuuta.
Koordinaattorin tehtävä on olla mahdollistaa, ei lytätä. Mikäli yhdistyksen jäsen on yhteydessä ja haluaa toteuttaa itselleen tärkeän tempauksen vapaaehtoisesti, kannattaa yrittää mahdollistaa tämä. Yhdessä voi pohtia, miten tapahtuma tai tempaus saataisiin aikaiseksi ja miten sitä voitaisiin tukea. Usein vähän muokkaamalla ja tukemalla kyllä saadaan ideat toteutukseen. Joskus toteutus ei onnistu heti, ja tällöin voit esimerkiksi ehdottaa sen siirtämistä seuraavan vuoden toimintasuunnitelmaan. Kaikkea voi myös kokeilla uudestaan eikä kannata myöskään lähteä siitä, ettei jotakin ole aiemmin tehty. Oman idean toteuttaminen ja onnistuminen tukee ja innostaa toimimaan myös jatkossa.
Koordinoija voi auttaa toimijoita löytämään itselleen sopivan muodon olla mukana toiminnassa. Ensimmäiselle on luontevaa kohdata ihmisiä, he ovat väsymättömiä torikeskusteluiden kävijöitä, kun taas toinen pitää enemmän rauhallisuudesta ja esimerkiksi somekeskusteluiden kommentoinnista. Kun taas kolmas taas haluaa kantaa kortensa kekoon taittamalla esitteitä. Jokaiselle tulee löytää omalle persoonalle sopiva tapa olla mukana ja tehdä.
Vähintään kerran vuodessa on hyvä tiedustella jäsenistön supervoimia tai -taitoja ja halukkuutta olla mukana eri toiminnoissa. Voi olla, että joukossa on piileviä kykyjä ja taitoja, josta voi olla hyötyä koko yhdistykselle. Jäsen ei välttämättä itse rohkene nostaa kykyään esiin, vaikka haluja sen hyödyntämiseen olisikin.
Kun olette yhdistyksen kanssa järjestäneet tapahtuman tai muun aikaa vieneen ponnistuksen, kuten osallistuneet aktiivisesti, on aina hyvä käydä läpi tilaisuuden jälkeen yhdessä palautekierros siitä, miten tilaisuus meni. Pohtikaa yhdessä, mitkä asiat onnistuivat ja mitkä puolestaan vaativat kehitystä. Koordinaattorin on hyvä ottaa vastuu siitä, että tällaiset tilaisuudet toteutuvat eivätkä jää seuraavan yhteisen urakan jalkoihin. Vaikka ei voida tai päästä kaikkien kanssa kasvokkain tapahtuvaan kohtaamiseen ja kokoustamiseen, on hyvä muistaa, että kohtaamisia voidaan pitää yllä myös etäyhteyksin, esimerkiksi soittelulla tai muulla etäyhteydellä.
Nykyelämä on täynnä virikkeitä ja erilaisia mahdollisuuksia. Vapaaehtoistoiminnassa mukana pysyminen vaatii yhdessä tekemisen iloa ja onnistumisia. Se vaatii tunnetta hyödyllisyydestä ja sitä, että toiminta vastaa omia arvoja. Vapaaehtoistoimijalle pitää luoda kokemus siitä, että hänen oma osaamisensa ja ajan antaminen on hyödyksi taustataholle. Tämän kokemuksen ylläpitämiseksi on tärkeää kiittää sekä rajata ja tukea jaksamista. Näistä lisää seuraavissa osioissa.
Jaksaminen ja rajaaminen
Usein monessa erilaisessa järjestötoiminnassa ajaudutaan tilanteeseen, jossa vastuutehtävät kasautuvat samoille henkilöille vuosi toisensa perään. Tämän kaltaisessa tilanteessa aktiivisetkin toimijat palavat helposti loppuun. Motivoitunut järjestötoimija jaksaa tehtävässään, mutta edes suuri arvolataus ei riitä auttamaan jaksamaan, jos järjestötoiminta ei tarjoa vastineeksi mielekästä toimintaa ja onnistumisen mahdollisuuksia. Vapaaehtoistoiminnassa korostuu myös tekemisen merkityksellisyys: täytyy kokea, että tehdyllä työllä on jotakin merkitystä, eikä toiminta ole pelkkää puuhastelua. Jaksamista ja tehtävien jakamista edesauttaa tehtävien selkeä paketointi. Hyvin paketoitu tehtävä on selkeästi suunniteltu, ohjeistettu, aikataulutettu ja ohjattu, kuten esimerkissä 1.
Esimerkki 1. Haluaisiko joku ottaa vastuulleen kuntavaaliesitteiden luukuttamisen? Käytännössä se tarkoittaa vapaaehtoisten keräämistä kolmeen tilaisuuteen eri puolilla kuntaa. Pekka ohjeistaa, miten luukutus viimeksi hoidettiin ja antaa listan henkilöistä, jotka olivat viimeksi mukana. Mats on tehnyt valmiin kirjepohjan, jolla voisi lähestyä muita aktiiveja. Olisi hyvä, että sinulla on itsellä auto, mutta jos ei ole, niin Annukka on lupautunut kuskiksi.
Tehtävien rajaaminen ja selkeyttäminen tuo enemmän iloa toimintaan ja yhdistykselle toiminnan onnistumista. Tehtävien paketointia on hyvä aloittaa esimerkiksi johtokunnan jäsenien tehtävistä. Kun tehtävät on selkeästi jaettu osiin, ei kenenkään niskaan kaadu liian suurta urakkaa, ja tehtäviä on myös helpompi ottaa vastaan, vastuut ovat selkeitä ja tehtävät tulee tehtyä. Suositeltavaa on myös, että jo tapahtumaa suunniteltaessa ja järjestettäessä kirjattaisiin ylös, mitä tehtäviä siihen kuului. Tämä helpottaa seuraavalla kerralla tapahtuman järjestäjää, kun hänellä on mahdollisuus seurata olemassa olevaa listaa.
Kokonaisuudessa yhdistyksen toiminnan organisoiminen uudella tavalla vaatii vähän vaivannäköä, mutta se on sen arvoista. On tärkeää pohtia, millaiseksi toiminnan haluaa muuttuvan ja minkälaisia tavoitteita sillä halutaan saavuttaa. Näiden tavoitteiden jälkeen on helpompi pohtia, mitkä asiat edesauttaisivat tavoitteisiin pääsemistä ja sen jälkeen purkaa se pienempiin tehtäviin.
On tärkeää muistaa, että vapaaehtoistehtäviä on hyvä olla eri kokoisia. Toisella jäsenellä on elämäntilanne, joka sallii isojenkin vastuiden vastaanottamisen ja toisella taas voi olla kova halu osallistua, mutta pienemmällä panoksella. Mikäli kaikki tehtävät ovat vain suuria, voi olla, että kymmenien mahdollisten tekijöiden panos jää kokonaan saamatta. Esimerkkejä erikokoisista vapaaehtoistehtävistä kannattaa jakaa muille osastoille. Toisaalta heiltä voi myös kysyä vinkkejä siitä, millaisia tehtäviä on keksitty. Näitä asioita kannattaa myös pohtia yhdessä esimerkiksi koko kunnallisjärjestön alueen puolueosastojen työpajoissa tai yhdessä parina toisen puolueosaston kanssa.
Kiittäminen
”Kissa kiitoksilla elää – niin myös vapaaehtoinen.”
Sanotaan, että kaiken johtamisten tulisi olla sellaista kuin vapaaehtoisten johtaminen. Monelta osin hyvä vuorovaikutus tiivistyy kiittämiseen. Seuraavaksi käsitellään sitä, mistä, miksi ja miten tulisi kiittää. Oma erityispiirre vapaaehtoisten kiittämisessä syntyy siitä, että kiitetään henkilöitä, jotka antavat omaa aikaansa ja näkevät vaivaa yhteisten tavoitteiden eteen vapaaehtoisena. Heille kiitos tiivistää (aineettoman) palkan.
Kiittäminen tekee hyvin tehdyn työn näkyväksi. Nähdyksi ja kuulluksi tuleminen on meille tärkeää ihmisinä, mutta kiittäminen täydentää huomatuksi tulemista. Siksi se koskettaa sellaista, mikä asettuu ihon alle, ”Teen hyvin, siis olen – osa yhteisöä, arvokas”.
Nähdyksi tuleminen yhteisössä tekee yhteisön jäsenen; yhteen kuuluminen on tärkeää ihmisille. Yhteiseen tekemiseen voi kutsua monella tavalla. Kiittäminen on kutsumista myönteisen kautta. Kiittäminen vahvistaa aina sitä, mistä kiitetään. Tekemisestään tai olemisestaan epävarmalle kiittäminen tarjoaa oppimisen paikan: ”jatkan tätä”. Kiittäminen palkitsee siis jatkamaan. Ajatusta voi täydentää sillä, että kiittämättä jättäminen tarjoaa vastakkaisen oppimisen paikan ja ymmärryksen siitä, että tätä ei ehkä kannata jatkaa.
Kiittämisen tapa ja muoto luovat yhteisön toimintakulttuuria ja antavat tietoa yhteisöstä ja siinä sopivasta käytöksestä ja toiminnasta. Mikäli kiittäminen on yleistä ja tavanomaista, voi yhteisö luultavasti hyvin. Siellä sallitaan luovuutta ja uusia näkemyksiä, jolloin siihen on helppo tulla mukaan ja siellä on turvallista ja toiminta kehittyy.
Aina sattuu erheitä. Jos silloinkin voidaan kiittää esimerkiksi yrittämisestä, toimeen tarttumisesta tai hyvän ilmapiirin vahvistamisesta, ollaan hyvin erilaisen yhteisön äärellä kuin yhteisössä, jossa virheistä tulee jonkinlainen kielteinen seuraus. Kiittäminen sisältää aina myönteisen viestin. Onko syytä kiittää silloin, kun antaa rakentavaa palautetta? Esimerkiksi ns. hampurilaismalli ohjaa antamaan kaksi myönteistä palautetta – kiitosta – yhtä korjaavaa palautetta kohden. On tietysti huomattava, että näiden kiitosten on oltava aitoja, mikä on tärkeä lähtökohta kaikessa vuorovaikutuksessa. Tutkimustiedon mukaan tarvitaan neljä (erään tutkimuksen mukaan jopa seitsemän) myönteistä palautetta, jotta tunnetasapaino pysyy tasaisena yhden korjaavan, rakentavan palautteen myötä. Voileivän päällisiä tulisi siis olla neljä sitä yhtä pihviä (korjaavaa palautetta) kohden. Onko tunnetasapainon pitäminen kuitenkaan vaivan arvoista? Kyllä on, motivoitunut henkilö toimii tehokkaammin ja levittää itse myönteistä ilmapiiriä toisin kuin kielteinen henkilö.
Esimerkiksi, henkilö tulee vapaaehtoiseksi ensi kertaa toritapahtumaan. Toiminnan jälkeen palaute voi olla, ”Kiitos, olen tosi onnellinen, että päätit rohkaistua tulemaan tapahtumaan mukaan. Oli hieno juttu, että olit ajoissa paikalla ja kysyit rohkeasti, mitä voisit tehdä. Ensi kerralla rohkaistu vielä enemmän ottamaan kontaktia ohikäveleviin ihmisiin. Sait kuitenkin jo nyt aikaan hyviä keskusteluita ja toit hyvin esiin meidän arvojamme. Sinun ideasi pöydän somistamiseen olivat raikkaita. Kiitos, kun tulit, sillä oli iso merkitys ja toivon, että tulet ensi kerrallakin.”
Oppimisen välineenä kiittäminen toimii paitsi jo toteutetun toiminnan vahvistajana, mutta myös esimerkkinä muille. Tässä on ensimmäinen syy sille, että kiittämisen on syytä olla julkista. Lisäksi julkisuus vahvistaa ikään kuin todistajien myötä viestiä ja sen luonnetta palkkiona. Kolmanneksi julkinen kiittäminen vahvistaa tehokkaasti keskinäistä hyvää ilmapiiriä. Nämä ovat myös hyviä perusteluja sille, miksi henkilöitä kannattaa kiittää ja puhua hyvää myös selän takana. Yhteisön hyvän ilmapiirin kierre vahvistuu hyvän puhumisella, oli sen kohde paikalla tai ei. On hyvä saada yhteisö tilaan, jossa jokainen voi uskoa, että juuri itsestä puhutaan poissa ollessa hyvää. Tällöin uskalletaan olla omia itsejään, kokeilla ja jakaa ideoita ja käytäntöjä. Nämä ovat yhteisen kehittymisen edellytyksiä.
Millaisista muista asioista kannattaa kiittää? Hyvä nyrkkisääntö on, että kaikista. Olennaista on, että kiitoksen kohteet on yksilöity. Tällöin kiitoksen kohteet ja kuulijat tietävät paremmin todeksi kiitoksen aiheet, voivat hyötyä kiitoksista maksimaalisesti, jatkaa vastaavaa toimintaa ja toivottavasti vielä innostua kehittämään toimintaa entistä paremmaksi – hyvä, jos vielä isompien tulevien kiitosten motivoimana.
Siinä missä kiitokset, on toki korjaavakin palaute syytä yksilöidä tarkasti, samoin toive siitä, miten jatkossa olisi parempi toimia. Päinvastoin kuin kiitokset, korjaavaa tai rakentavaa palautetta ei ole syytä antaa julkisesti eikä varsinkaan selän takana, vaan aina henkilökohtaisesti. Tällöin minimoidaan ne kielteiset tunteet, joita korjaava palaute saattaa tuottaa, vaikka olisi kuinka rakentavasti esitetty. Samalla annetaan mahdollisuus keskusteluun, ettei väärin ymmärryksiä synny puolin eikä toisin.
Korjaava palaute on tärkeää, jotta toimintaa voidaan kehittää. Myös ristiriidat ovat tärkeitä, sillä ne tuovat esiin vaihtoehtoja ja asioita, joihin kaivataan muutosta. Siksi myös ristiriitojen esiin kutsuminen, ongelmien nimeäminen, vaihtoehtojen esittäminen ja korjaavan palautteen antaminen ansaitsevat kiitoksen.
Mikäli kiittäminen tuntuu vaikealta, voi kokeilla kirjoitella ylös asioita, jotka ovat toisissa myönteisiä. Näiden kautta voi hakea, millaista toimintaa, toimintakulttuuria tai tekemisen tapaa toisissa haluaa kiittää. Voi myös pohtia, mitä toivoisi muiden kiittävän itsessä ja omassa toiminnassa. Toki tämä tarjoaa mahdollisuuden lisäpohtimiseen siitä, miten haluan toimia ja miten minä haluan tulla nähdyksi. Kiittämisen työstäminen on myös hyvä itseoppimisen väline.
Kiittämistä voi harjoitella yhdessäkin. Yhdistyksen kokousten loppuun voidaan ottaa kiitoskierros, jossa jokainen esittää julkiset kiitokset jollekulle (joka esittää jollekulle seuraavalle, kunnes kaikki ovat saaneet kiitokset ja kiittäneet). Suurin vastuu yhteisestä kulttuurista on kuitenkin johtajalla. Yhdistyksen puheenjohtajalle voikin suositella tapaa, jossa kiittää jokaista aktiivia säännöllisesti, yksilöidysti ja julkisesti.