Fasilitointi

Alku määrittää tilaisuuden tunnelmaa pitkälle. Siksi aloitetaan tutustumisen fasilitoimisella. Yleisessä tutustumisharjoituksessa osallistujat kiertelevät tilassa ja tervehtivät silmiin katsoen esimerkiksi kolmea henkilöä.

Esittäytymiskysymykset voivat olla vaikkapa:

1. Kuka olet
2. Roolisi yhteisössä tai muu valittu seikka ja
3. Tunnelmasi juuri nyt.

Nämä voidaan purkaa yhteisesti esimerkiksi parilla tunnelmakommentilla tai jättää osallistujien omiksi tunnelmiksi.

Yhteisessä esittelyssä voidaan hyödyntää jotakin rekvisiittaa, kuten vessapaperirullaa. Osallistujat ottavat jonkin määrän papereita, ja toisella kierroksella esittelevät itsensä yhtä monen määreen kautta, kun papereita tuli otettua. Hyvä nyrkkisääntö kuitenkin on, että ennalta toisilleen tuntemattomien henkilöiden on turvallisempi esittäytyä ensin pareittain tai pienryhmissä kuin heti suoraan yksin kaikille.

Tutustuminen ja virittäytyminen

Janaharjoituksia voidaan käyttää myös aiheen kautta tutustumiseen. Tällöin osallistujat pyydetään asettumaan valitsemaansa kohtaan joko konkreettisesti näkyvillä olevaan tai fasilitoijan kuvauksella ja yhteisellä mielikuvituksella luodulle janalle. Osallistujia pyydetään asettumaan janalle kuvaamaan senhetkistä tunnelmaansa liittyen käsiteltävään aiheeseen. Esimerkiksi yhdistyksen toimintasuunnitelman laadinnan alkuun janan toisessa päässä voivat olla osallistujat, jotka kokevat, että yhdistyksen toiminnan suunnittelussa on syytä lähteä globaaleista tavoitteista, ja toisessa päässä osallistujat, jotka kokevat, että toimintasuunnitelmien laajuudeksi riittävät yhdistyksen sisäiset asiat – tai mikä nyt voisi olla osallistujien tunteita kirvoittava, suunnitteluun liittyvä kysymys. Näistä voidaan edetä pareihin tai ryhmiin käsittelemään janalla esiintuotuja tunnelmia ja ideoimaan konkreettisia tavoitteita jatkojalostusta varten. Janan kanssa tai ilman voidaan myös lähteä liikkeelle fasilitoijan laatimista tai yhdessä muotoilluista väitteistä asiaan liittyen. Niitä voidaan käsitellä pareittain tai pienryhmissä ja sitten keskustella yhdessä. Esimerkiksi vaaliteemojen käsittelyn pohjana ollessaan väitteet voivat koskea kunnallisen päätöksenteon piirissä olevia asioita.

Fasilitoija tarvitsee lankakerän harjoituksessa, jossa osallistujat seisovat ringissä ja heittelevät vuorotellen lankakerää. Kun kerä tulee omalle kohdalle, henkilö vastaa alussa esitettyyn kysymykseen, nappaa lankaa sormeensa ja heittää kerän seuraavalle. Näin sormiin jääneiden pätkien myötä muodostuu ringissä olijoiden keskinäinen verkko. Alkukysymys voi koskea esittelyä, vaaliteemoja tai tulevan toiminnan painopisteitä. Siten luodaan osallistujien verkko, vaaliteemojen verkko tai tulevan toiminnan verkko. Näistä voidaan poimia ideat jatkojalostukseen äänestämällä tai muulla fasilitoijan ohjaamalla päätöksentekomenettelyllä.

Lumipallo tai kumuloituva ryhmä sisältää alkuun paritehtävän. Sitten tulee kaksi paria yhteen jatkamaan ideointia. Tällöin harjoitus on muotoa 2-4. Jos alussa on yksilötehtävä, harjoitus on muotoa 1-2-4. Tällöin yksin pohditut asiat jaetaan pareittain, ja sen jälkeen kaksi paria yhdessä. Tämä toimii myös toisinpäin, jos ideakimppua jalostetaan pienemmissä ryhmissä ja lopuksi pareittain, eli 8-4-2. Fasilitoija ohjaa ryhmän vaiheet.

Kuvaharjoituksessa osallistujia pyydetään poimimaan kuva, joka kuvastaa heidän tilannettaan, toiveitaan, suunnitelmiaan tai tunnelmiaan. Kuvien kautta kirvonneita ajatuksia voidaan jalostaa suunnitelmiin ja ohjelmiin. Jatkosovelluksessa pyydetään osallistujia poimimaan toinen kuva, joka kuvaa tulevaisuutta esimerkiksi yhdistyksen tulevan toimintakauden tai seuraavien vaalien jälkeen. Tämän jälkeen voidaan pohtia askeleet, joilla kyseinen muutos tehdään.

Kuvia voi itsekin piirtää. Alussa voidaan piirtää nopeasti, kuva siitä, mitä odotuksia yhdistyksen toiminnalle tai vaalivuodelle on. Nämä kuvat kerätään seinälle. Sitten sovitaan, miten ne lajitellaan. Samanlaiset vai erilaiset yhteen? Fasilitoija huolehtii, että kuvat jaotellaan samankokoisiin ryhmiin. Näistä voidaan jatkaa konkreettiseen ideointiin, jotta vastataan kuvissa esiin tulleisiin epäkohtiin tai päästään kuvissa esiintyviin toivottuihin tulevaisuuden tiloihin.

Yhteisten tavoitteiden hakemiseksi voi pyytää osallistujia kirjoittamaan parin kanssa lapuille kolme tärkeintä tavoitetta ja sitten niiden esille laittamista yhteisesti nähtäviksi. Lopputuloksista voi saada visuaalisestikin tavoitteellisen näköisiä esimerkiksi puuna tai vaikka lentokoneena. Itse muodostakin voi ottaa kaiken irti: mitkä tavoitteet muodostavat puun juuret ja mitkä lehdet, lentokoneen moottorin tai siivet ja niin edelleen. Tavoitteet on syytä katsoa läpi yhdessä ja keskustella niihin sitoutumisesta, mutta etenkin niihin on syytä palata vielä tarkemmin lopuksi: mitkä tavoitteet saavutettiin ja esimerkiksi sisällytettiin konkreettisiin suunnitelmiin ja oliko tämä riittävää. Kuvaa voi pitää tallessa vaalien yli, tai kuvalla voidaan koota vaaliohjelman suunnittelun tavoitteet tai keskeiset teemat.

Oppimiskahvila sopii hyvin ideointitehtäväksi. Siinä on erilaisia pienryhmäpöytiä, joissa on iso paperi ja kyniä. Kullakin ryhmällä on oma aihe, jonka kysymyksiin he vastaavat paperille. Seuraavassa vaiheessa muut paitsi yksi siirtyvät seuraavan pöydän ääreen lukemaan edellisen ryhmän vastaukset siellä ja jatkamaan niitä omillaan. Henkilöt, jotka jäävät pöytiin, toimivat tarpeen mukaan puheenjohtajina pöydissä ja esittelevät koko kierroksen jälkeen aiheensa annin muille.

Tulevaisuuden tutkiminen on harjoitus, jossa haluttu kehittäminen suunnitellaan ikään kuin tulevaisuudesta käsin. Ei siis suunnitella, mitä tavoittelemme tästä eteenpäin, vaan kuvitellaan annettuun ajankohtaan tavoiteltu tulevaisuuden tila. Miten eri (kurssin keskeiset) asiat ovat tuolloin? Kun tulevaisuuden tila on kuvattu, siirrytään seuraavaksi selittämään ikään kuin tulevaisuudesta menneisyyteen – kohti nykypäivää – kuinka sinne päästiin. Näiden takaperoisten askelten kautta suunnitellaan kolmannessa vaiheessa toimenpiteitä tästä tulevaan. Tämä sopii aiheisiin, joissa on tarkoitus ideoida ja tuoda mukaan osallistujien osaamista, mutta eri vaiheita voi aivan hyvin pohjustaa myös erilaisin materiaalein, lyhyin luentopätkin, tekstein tai tiedonhakutehtävin.

Yhteistoiminnallinen oppiminen sisältää neljä vaihetta. Se sopii ryhmälle, jolla on käytettävissä vähän enemmän aikaa ja jonka voi jakaa kahdella tavalla ryhmiin (esimerkiksi neljään viiden hengen ryhmään ja viiteen neljän hengen ryhmään). Ensimmäinen vaihe on kotiryhmien vaihe (esimerkiksi 4 x viiden hengen ryhmä). Ryhmät saavat ryhmätehtävän tehdäkseen. On olennaista ohjeistaa toiminaan siten, että kuka tahansa ryhmästä voi esitellä koko ryhmän tuotokseen eteenpäin. Toinen vaihe on asiantuntijaryhmävaihe (esimerkiksi 5 x neljän hengen ryhmä) siten että jokaisessa uudessa ryhmässä on yksi henkilö kustakin kotiryhmästä. Vaihe alkaa siten että jokainen kertoo muille, mitä ensimmäisessä vaiheessa tehtiin. Näiden pohjalta ryhmät tekevät jonkin uuden yhteisen tehtävän. Se voi edellyttää lisämateriaalia tai selvittämistä tai siinä voi olla kyse uudesta näkökulmasta yhdessä käsiteltävien aiheiden kokonaisuuteen. Kolmas vaihe on jälleen kotiryhmien vaihe, joten osallistujat palaavat alkuperäisiin ryhmiinsä. Aluksi jälleen jaetaan edellisen vaiheen anti, ja niiden pohjalta työstetään vielä uusi tehtävä. Neljäs vaihe tarkoittaa kolmannen vaiheen tuotoksien jakamista yhteisesti. Tätä voi mainiosti soveltaa myös suunnitelmiin ja ohjelmiin, eikä kaikkia neljää vaihetta tarvitse käydä läpi samana päivänä.

Yhtään pidemmällä aikajaksolla tapahtuman opetuksen oheen voi ohjeistaa matkakertomuksen kirjoittamisen. Kertomuksessa kiinnitetään huomio käänteisiin, jotka ovat tuottaneet uusia ajatuksia, varmuutta, näkökulmia, kokemusta. Kertomusta voi myös jatkaa ottamalla mukaan esimerkiksi seuraavat viisi tai kymmenen vuotta. Saisiko tästä perspektiiviä toiminnan suunnitteluun? Millainen olisi yhdistyksen matkakertomus seuraavan 10 vuoden aikajänteellä?

Näyttelykävely tarkoittaa tehtävän purkua siten, että muut voivat tutustua siihen kävellen ikään kuin näyttelyssä. Valmistellaan siis jonkinlaiset posterit tai julisteet, joista asia ilmenee ilman sanallisia selityksiä. Millainen näyttely syntyisi yhdistyksen seuraavan vuoden toiminnasta?

Taloharjoituksessa opiskelijat saavat joukon lappuja, joissa on jotakin tehtävän ja kurssin kannalta olennaisia esimerkkejä. Jos ollaan vaikkapa rakentamassa yhdistystaloa, lapuissa kuvataan esimerkiksi hyvän johtamisen osia (kuten vuorovaikutus, arvostus, tasapuolisuus), hyvää taloudenpitoa, yhteistä suunnittelutyötä ja niin edelleen. Lisäksi osallistujat voivat täyttää itse lappuja. Toinen vaihtoehto on jakaa alun pitäenkin tyhjät laput. Lappujen lisäksi jaetaan jokin pohja, johon talo rakennetaan, kuten fläppipaperi. Osallistujat valitsevat vetäjän ohjeistamalla tavalla esimerkiksi viisi lappua talon perustaksi, seitsemän seiniksi ja kolme katoksi. Ympäristön voi kuvittaa ryhmän haluamalla tavalla. Voi soveltaa esimerkiksi kampanjan kuvaamiseen.

Suuren ryhmään saa helposti haltuun jakamalla sen pienryhmiin. Tällöin on hyvä olla tarkkaan pohdittuna, miten pienryhmien tuotokset saadaan riittävän tehokkaalla tavalla yhteisesti tiedoksi. Sen ei välttämättä tarvitse olla suullinen tapa, vaan huomioita voidaan kerätä vetäjille tai muille purkajille lapuilla tai tuotoksina voivat olla esimerkiksi julisteet tai muut kirjalliset, itse tutustuttavat asiat.

Suuren ryhmän kanssa voi soveltaa myös samoja harjoituksia kuin tavanomaisten kokoisten ryhmien kanssa. Esimerkiksi draamaharjoituksissa jotkut osallistujat edustavat joitakuita muita. Niissä voidaan tyypillisesti jakautua eri osapuolten edustajiksi. Tilanteeseen voidaan valmistautua isonkin pienryhmän voimin, jolloin muille voidaan antaa muita työpaikan, yhdistyksen, median tai aktivistien rooleja, ja he voivat vaikkapa tilanteen tullen liittyä itse harjoitukseen. Harjoituksissa on olennaista käydä läpi valmistautuminen, ohjeistaa itse tilannetta siten, että se etenee tarkoituksenmukaisella tavalla sekä lopuksi verrata eri osapuolten tavoitteita harjoituksen osallistujien saavuttamiin tavoitteisiin. Harjoituksella on siis oltava jokin selkeä tavoite ja on syytä peilata lopuksi, miten se saavutettiin. Esimerkkinä voisi olla neuvottelutilanne työpaikalta, ja lopputulosta peilataan sekä roolien tavoitteisiin (työntekijät ja työnantajat) että tilaisuuden tavoitteisiin (saimmeko tästä lisänäkökulmia vaalitavoitteiden suunnitteluun).

Rooliharjoituksia voi soveltaa lyhyissä tilanteissa (vaikkapa jäsenhankintatilanteet, joita on aina syytä harjoitella) tai pidemmissä ja monipolvisemmissa tilanteissa (vaikkapa puheeksiottoharjoitukset, joita on myös aina syytä harjoitella). Näissä voi riittää muutaman virkkeen kirjaaminen lapuille, jotka annetaan osallistujille. Lappuihin kirjoitetaan lyhyesti, millainen henkilö on ja mitä hän tavoittelee, tarvitsee tai haluaa. Syvyyttä harjoitukseen saadaan, kun saman harjoituksen osapuolten lappuihin kirjoitetaan tarpeita, jotka on mahdollista yhdistää, jos osallistujat vain saavat ne keskustelussa rakentavasti esiin. Yksi voi siis etsiä ratkaisua kunnan epäkohtaan, mutta liikkeelle lähdetään tilanteesta, jossa toisen lapussa kuvataan yhdistyksen aktiivi, joka rekrytoi vaalityöntekijöitä. Fasilitoija voi tarpeen vaatiessa avittaa tilannetta, tai vaikkapa keskeyttää sen yhteisen keskustelun ajaksi.

Fasilitoijan tärkeänä osaamisena voidaan pitää ryhmäprosessien tuntemista. Ryhmät käyvät usein läpi erilaisia vaiheita. Ryhmän muotoutumisen jälkeen voi tulla ristiriitavaihe, jolloin ryhmää ja sen jäsenten rooleja määritellään. Mikäli ryhmä selviää ristiriidoista, se on saanut luotua omia toimintasääntöjään ja -periaatteitaan, jonka myötä se toimii kiinteästi ja tehokkaasi. Fasilitoijan tehtävä on auttaa ryhmä ristiriitavaiheen yli.

Ristiriitoja voidaan pitää myönteisinä, sillä ne tuovat esiin tarpeita, joita ei ole ratkaistu. Hyvä fasilitoija löytää tavan käsitellä niitä myönteisellä tavalla siten, että tarpeelliset näkökulmat tulevat esiin, mutta kielteisissä tunteissa ei vietetä tarpeettoman pitkään.

Jos fasilitoija ryhtyy varsinaiseksi sovittelijaksi, hänen on hyvä keskustella ristiriidan eri osapuolten kanssa neutraalista lähtökohdista. Sovittelija ei saa itse olla ristiriidan osapuoli, vaan hänen on oltava puolueeton. Tällöin hän voi kysyä puolueettomasti osapuolilta, mistä ristiriidassa on heidän näkökulmastaan kyse ja mitä he tarvitsevat. Näiden keskustelujen myötä sovittelija voi arvioida, miten ristiriitatilanteessa voi edetä. Sovittelijan on myös syytä arvioida tarkkaan, missä vaiheessa ristiriidan osapuolten on syytä keskustella yhdessä – ja missä vaiheissa yhteisen pöydän ääreen istuminen saattaakin vielä syventää ristiriitaa.

Sovittelijan on hyvä etsiä ns. pienintä yhteistä nimittäjää, eli niitä arvoja tai tavoitteita, joista ristiriidan osapuolet ovat samaa mieltä. Sovintoa voi ryhtyä pohtimaan rakennettavaksi näiden ympärille. Sovittelijan on syytä pysyä ristiriidan ulkopuolella koko sovittelun ajan. Muussa tapauksessa joku osapuoli voi menettää luottamuksen häneen, jolloin sovittelun edellytykset voivat poistua. Melko hyvänä sovittelijan nyrkkisääntönä voi pitää, että usein ihmisille on tärkeintä tulla kuulluksi.

Sovittelu voi myös kestää kauan ja voi olla, ettei sovinto aina ole mahdollinen. Vapaaehtoisuuteen pohjautuvassa toiminnassa vapaaehtoisen sovittelijan voimin kannattaa myös pohtia kokonaistilannetta ja sen eri vaihtoehtoja. Sovitteluprosessi on joka tapauksessa syytä tehdä huolella, jotta sovinnosta tulee kestävä.

Samassa pöydässä ollessa dialogi on hyvä muoto. Se sopii monenlaisten aiheiden käsittelyyn. Se vaatii kuitenkin fasilitoijalta sekä tarkkaavaisuutta että myös itsetuntemusta. Dialogissa olennaista on, että se on selkeästi johdettu ja toisaalta, että kaikki keskustelijat ovat vertaisia. Dialogissa ei keskustella muiden tarpeista ja näkökulmista, vaan jokainen tuo esiin omansa. Tämä mahdollistaa kohtaamisen, kun ei mennä piiloon muiden (oletettujen) kokemusten taakse. Jokaisella on tila ja aika tuoda esiin omat näkökulmansa ja tarpeensa, ja kaikki kuullaan ja kuunnellaan. Dialogi onnistuu vain luottamuksen ilmapiirissä. Dialogille tulee varata riittävästi aikaa, häiriötön tila sekä mahdollisuus asettautua tavalla, joka osaltaan mahdollistaa tasa-arvon (esimerkiksi rinkimuoto).

Fasilitoija ohjaa huomaamaan asioiden välisiä yhteyksiä. Hän käyttää omia kokemuksiaan esimerkinomaisesti ohjaamaan muita tuomaan esiin omia kokemuksiaan (esimerkiksi kuvaamalla dialogitilanteen herättämiä ajatuksia ja kutsumalla muut jakamaan omiaan). Jos osallistujat käyttävät esimerkiksi erityissanastoa, fasilitoija kutsuu avaamaan niitä. Ristiriitojen äärelle pysähdytään. Fasilitoija kutsuu avaamaan niiden taustoja ja niihin liittyviä kokemuksia sekä tuomaan esiin piiloon jääneitä näkökulmia. Lisäksi hän kutsuu tutkimaan vaihtoehtoisia näkökulmia ja kokonaisuutta. Dialogitilanteiden purussa voi kiinnittää huomiota siihen, miltä osallistujista tuntui ja mitä ajatuksia dialogi herätti sekä miten ymmärrys eri näkökannoista ja asioiden välisistä yhteyksistä lisääntyi. Lisäksi voidaan pohtia, miten dialogista osaamista voi kehittää.

Ihmiset ovat ihmisiä ruudunkin takana. Siksi tutustumiseen, virittäytymiseen, ilmapiiriin ja myönteiseen palautteeseen on syytä panostaa myös etätilaisuuksissa. Tässä on esimerkki siitä, mitä Teams-ohjelman kansa on nykyisellään tehtävissä.

Teams mahdollistaa liikkuvan kuvan ja äänen sekä kirjallisen keskustelun lisäksi kyselyt, tiedostojen jakamisen ja puheenvuoron pyytämisen. Kyselytoiminnon avulla voidaan esimerkiksi äänestää jatkojalostukseen valittavista ideoista.

Tilaisuudelle voi luoda jollain toisella ohjelmalla yhteisen verkkotilan. Monet ilmaiset ohjelmat mahdollistavat yhteisen sivun, jonka linkki voidaan toimittaa osallistujille. Teamsissa oleva keskustelupuoli voi riittää tähän linkkien jakamisen väylänä, mutta esimerkiksi ryhmätehtävien tuotosten esittelyä varten kannattaa olla jokin muu sivu, jonka linkki voidaan jakaa Teams-keskustelussa (esimerkksi Padlet tai Googlen dokumentit). Pienryhmien tuotokset laitetaan yhteiselle sivulle tai muuhun sovittuun paikkaan muille esiteltäväksi. Sinne voidaan myös linkittää opinnollisen tilaisuuden materiaalia, toimintasuunnitelmapohja ja niin edelleen.

Ryhmätehtäville voi luoda omia Teams-tiloja. Fasilitoija siis tekee käytännössä useita kutsuja eri Teams-tilaisuuksiin. Tällöin yksi on varsinainen yhteinen tilaisuus, ja muut rinnakkaiset Teams-tilat toimivat pienryhmätiloina. Fasilitoijalla on mahdollisuus käydä osallistumassa eri tilaisuuksiin. Näin voidaan jakaantua esimerkiksi vaaliteemoittain.

Yleisötilaisuuden aluksi osallistujille voi jakaa lappuja, ja pyytää heitä kirjoittamaan niihin kysymyksiä, joihin toivoo vastauksia. Lopuksi lappuihin palataan. Nostetaan esiin kysymykset, joihin ei ole vielä tullut vastausta. Toisessa vaihtoehdossa tapahtuman koonnin voi toteuttaa kirjallisesti siten, että jokainen kirjoittaa paperin ylälaitaan päivän aihetta koskevan kysymyksen tai ongelman. Paperit siirretään ringissä seuraavalle, joka vastaa kysymykseen. Paperi siirretään uudelleen, ja vastataan nyt kohdalle tulevan paperin kysymykseen. Harjoitus päättyy esimerkiksi, kun jokainen saa alkuperäiset paperinsa takaisin. Tilanteesta riippuen voidaan käsitellä yhdessä vaikka kaikki kysymykset, tai pienryhmäkäsittelyn jälkeen yhden kunkin ryhmän valitseman kysymyksen olennaisimpine ratkaisuineen. Harjoituksen voi toteuttaa myös suoraan ryhmissä siten, että ryhmät kirjoittavat yhdessä kysymyksen ja vastaavat muiden ryhmien kysymykseen yhdessä.

Kolmannessa versiossa fasilitoija ohjeistaa kirjoittamaan lappuihin tapahtuman kuluessa kiinnostavia sitaatteja tai huomioita. Lappujen täyttämisestä muistutellaan tapahtuman mittaan. Lopuksi kootaan sitaatit samaan laatikkoon. Seuraavaksi osallistujat jakautuvat pareiksi, joista toinen hakee laatikosta lapun. Pari keskustelee: mikä ja keneltä (jos sitaatti) / mihin liittyi, mitä ajatuksia herättää jne. Toinen palauttaa lapun laatikkoon ja hakee uuden, jota käsittelee uuden parin kanssa. Näitä kierroksia voi käydä vaikkapa neljä. Lopuksi neljän hengen ryhmissä kootaan koontikierrosten ja päivän anti.

Pikaisesti päivän voi koota päivän helmen kautta. Silloin jokainen tiivistää päivän tärkeimmän asian sanaan. Toinen nopea koonti sisältää vaikkapa fläppitaululle piirretyn lämpömittarin, johon jokainen voi piirtää tunnelmansa. Jättikö kylmäksi vai oliko tosi kuumaa kamaa?

Yhteisen jatkotyöskentelyn kannalta myönteinen palaute on olennaista. Varsinaisen tilaisuuden palautteen lisäksi voidaan fasilitoida myönteisen palautteen kierros.

Selän takana puhuessa henkilö, joka saa (myönteistä) palautetta, istuu tai seisoo selin muihin. Jokaisella osallistujalla on oltava mukava olo kääntyessään, eikä tähän ole syytä velvoittaa haluttomia. Ideana siis on, että jokainen saa vuorollaan adjektiivein yksilöidyt, suulliset kiitokset muilta. Vaihtoehtoisesti voidaan askarrella esimerkiksi sydämen muotoiset paperit ja kirjoittaa jokaiseen jonkun nimi. Ohjeistetaan jokaista käymään kirjoittamassa jokaisen lappuun yksilöidyt kiitoksensa. Anonyymeissä harjoituksissa on syytä korostaa myönteisen ja rakentavan palautteen merkitystä, henkilön kehittymiselle ja kiitoksen merkitystä jatkomotivaatioille ylipäätään.