OmaSDP-opas – Toiminnan järjestäminen

Vaikuttavan tapahtuman järjestäminen
Ideoita toimintaan

Vaikuttavan tapahtuman järjestäminen

Tapahtumia on pieniä ja isoja sekä keskikokoisia. Eri kokoisia tapahtumia tarvitaan tilanteen mukaan. Tapahtumat voivat olla kaikille avoimia tai vain omille jäsenille tarkoitettuja. Järjestettäessä mitä tahansa tilaisuutta, koulutusta tai illanviettoa on tärkeää selvittää, minkä vuoksi tapahtuma järjestetään ja mitä tavoitteita sille asetetaan. Tapahtuman luonteen miettiminen tuo toimintaan mielekkyyttä ja auttaa onnistumaan. Tapahtumia ei kannata toteuttaa ainoastaan järjestämisen ilosta.

Tapahtumaa suunniteltaessa on hyvä miettiä vastauksia esimerkiksi näihin kysymyksiin:

  • Miksi tapahtuma järjestetään?
  • Mitä tapahtumalla tavoitellaan ja kenelle se järjestetään?
  • Missä ja milloin järjestetään?
  • Kuinka suurta osallistujamäärää tavoitellaan?
  • Mitä materiaaleja tarvitaan (esitteet, somistus, kahvi, yms.)?
  • Millainen viestintä tarvitaan (lehtimainos, ilmoitus ilmaisilla ilmoitustauluilla, some-mainonta)?
  • Millainen tekniikka tapahtumaan tarvitaan?
  • Mikä on tapahtuman budjetti?
  • Onko tapahtumalla osallistumismaksu? Miten osallistumismaksu kerätään?
  • Miten järjestäjät menevät tapahtumapaikalle ja pois sieltä?
  • Miten onnistuneesta tapahtumasta viestitään ja kuka siitä vastaa (some, toimittaja paikalle)?
  • Tarvitaanko tapahtuman järjestämisessä viranomaislupia?

Tapahtumasta päätettäessä on muistettava esteettömyys, saavutettavuus julkisella liikenteellä ja kestävä kehitys. Invalidiliiton kotisivuilla on hyvä esteettömän tapahtuman järjestäjän muistilista.

Kun yllä oleviin kysymyksiin on vastattu, täytyy päättää kuka kantaa vastuun mistäkin osa-alueesta. Näin kaikki oleelliset asiat tulevat hoidettua ja vastuut jakautuvat tasaisesti. Isommille tapahtumille on hyvä perustaa työryhmä.

Kysymysten määrästä ei kannata lannistua. Vastaukset voivat olla vaikkapa: Pystytetään teltta omalle torille tiettynä aikana, tavoitellaan kuntavaalinäkyvyyttä, paikalle ehdokkaita, tilataan SDP:n verkkokaupasta materiaalia ja tapahtuman budjetti on 50 €, jolla saadaan mehua ja pullaa ja torille mennään sihteerin autolla tai järjestetään työväentalolla jäsenistölle ja muille kiinnostuneille iltamat, budjetti on 500 €, osallistumismaksu, jolla saa jotain syömistä, on 10 € ja se kerätään sisään tullessa sekä ohjelman ja koristelun suunnittelee työryhmä.

Mitä suuremmasta tapahtumasta on kyse, sitä aikaisemmin järjestelyt täytyy aloittaa. Tapahtumasuunnittelua voi hyvin tehdä jo toimintasuunnitelmasta päätettäessä. Tällöin kaikki mahdolliset järjestäjät tietävät tapahtumasta ajoissa ja pystyvät sitoutumaan järjestelyihin. Puhujia ja muita esiintyjiä kannattaa pyytää hyvissä ajoin, tällöin saa varmemmin haluamansa esiintyjän.

Jos tapahtuma järjestetään muissa kuin omassa tilassa tai ulkona, tapahtumapaikan henkilökuntaan täytyy pitää tiivistä yhteyttä. Yhteyden pitoon valitaan 1–2 henkilöä. Jos liian moni viestii tapahtumapaikan henkilökunnalle, on vaarana, ettei kaikista asioista muisteta kertoa ja viestit voivat olla ristiriitaisia.

Erilaiset tapahtumat vaativat erilaiset järjestelyt. Aikuisille kiinnostavaa voivat olla erilaiset koulutukset, vaalipaneelit ja poliittiset teemakeskustelut, joissa on hyvä puhuja ja ajankohtainen aihe. Perhetapahtumassa täytyy olla jokin lapsia houkutteleva juttu, kuten poniratsastusta, kasvomaalausta tai pomppulinna. Tarvittava tila ratkeaa tapahtuman luonteen ja koon mukaan. Hyvä on aina myös arvioida, olisiko aikuisille suunnattuun tapahtumaan järkevää järjestää lapsiparkkia.

Tapahtumissa tarvitaan melkein aina jonkinlaista tekniikkaa, kuten äänentoistoa tai videotykkiä, jolla voi heijastaa esitykset kaikkien nähtäville. Tekniikan toimivuus kannattaa aina testata ennen tapahtuman alkua. Ei ole kiva juttu, jos tapahtuma ei pääse alkamaan ajoissa tekniikan testaamattomuuden vuoksi.

Tärkeää on miettiä, miltä tapahtumapaikalla näyttää, oli sitten kyseessä perinteinen toriteltta omalla torilla, keskustelutilaisuus tai perhetapahtuma. Huolellisesti mietitty yhtenäinen ulkoasu lisää tapahtuman houkuttelevuutta ja toivottaa osallistujat tervetulleiksi tapahtumaan. Isoissa tapahtumissa järjestäjillä kannattaa olla nimilaput, jotta osallistujat tunnistavat järjestäjät ja tietävät kenen puoleen voi kääntyä, jos on jotain kysyttävä. Tapahtumalla on hyvä olla häirintäyhdyshenkilö.

Vaalitilaisuuksissa ja toritelttatapahtumissa ei ehdokkaita, paikalla olevia kunnanvaltuutettuja tai kansanedustajia pidä koskaan jättää yksin. Jonkun järjestäjän kannattaa seurata tilannetta ja mennä apuun, jos jotain häiriötä esiintyy tai joku innokas kansalainen vie yksin ehdokkaan paikallaoloajan. Tästä toimintamallista kannattaa sopia etukäteen.

Tapahtuman voi järjestää myös verkossa. Korona-aikana olemme kaikki osallistuneet jonkinlaiseen etätapahtumaan tai kokoukseen. Verkossa on monenlaisia alustoja, joilla tapahtuma voidaan järjestää. Etätapahtumia järjestettäessä kannattaa miettiä, miten osallistujien keskinäinen vuorovaikutus järjestetään tai miten osallistujat voivat esittää kysymyksiä alustajille.

Erityisesti korona-aikana täytyy huolehtia tapahtuman terveysturvallisuudesta. Maskien ja käsidesin käyttö sekä turvavälit takaavat tapahtuman onnistumista. On mahdollista, ettei tapahtumia pystytä jollain ajanjaksolla järjestämään lainkaan kasvokkain. Tällöin tapahtuma täytyy siirtää turvallisempaan aikaan, tai jos vain mahdollista ja tarkoituksenmukaista, järjestää tapahtuma virtuaalisesti.

Vaikka tapahtumasta ei kerättäisi osallistujilta palautetta, niin jokainen pienikin tapahtuma kannattaa arvioida jälkeenpäin. Arvioinnista voi oppia, ja tulevien tapahtumien järjestäminen on helpompaa ja osataan toimia paremmin.

Erilaisia tapahtumia ovat esimerkiksi: koulutukset, vaalitilaisuudet, teemakeskustelut, avoimet kokoukset, toritilaisuudet, kesä / syksy / talvi / kevät -tapahtumat, perhe- tai lastentapahtumat, iltamat, illanvietot, erilaiset kulttuuritapahtumat, tutustumiskäynnit, vappu, joulu, laskiainen, ystävänpäivä, naistenpäivä, myyjäiset, kirpputorit sekä hyväntekeväisyys- ja solidaarisuustapahtumat. Mahdollisuuksia on monia!

 

Ideoita toimintaan

Nämä ideat on koottu osastojemme toiminnasta. Voit toimittaa meille oman ideasi ja me lisäämme sen muille vinkiksi omalle toiminnalle. Hyvät ideat jakoon!

Kirjeenvaihto

Alueen asukkaita lähestytään postilaatikoihin ja talojen ilmoitustauluille jaetuin kirjein, joissa kysytään mitä ihmisillä on sydämellä. Kirjeisiin ihmiset voivat vastata joko sähköpostitse tai perinteisellä kirjeellä tai postikortilla. Jokaiseen kirjeeseen osasto vastataa henkilökohtaisesti.

Etäolohuone – Facebook-live

Yhdistyksen Facebook-sivuilla lähetettävä toistuva livelähetys, jossa keskustellaan ajankohtaisista aiheista vaihtuvien vieraiden kanssa. Videomuoto sosiaalisessa mediassa tavoittaa hyvin myös puolueen ulkopuolista yleisöä ja luo keskustelua.

Miksi demarit? -videosarja

Kuvataan lyhyitä ja ytimekkäitä videoita, joissa aivan tavalliset paikallisyhdistyksen jäsenet vastaavat muutamalla lauseella siihen, miksi he ovat valinneet olla mukana oman paikkakuntansa demarien toiminnassa. Videot muodostavat sarjan, joka julkaistaan sosiaalisen median kanavissa.

Lyhyet , alle puolen minuutin videot toimivat hyvin sosiaalisen median kanavissa ja tuovat näkyville toiminnassa mukana olevia ihmisiä.

Teemoitetut kävelyt

Järjestetään teemoitettuja kaikille avoimia kävelyitä teemaan soveltuvassa ympäristössä. Esimerkkinä alueen keskustan kehittäminen: kävely keskustan alueella teemaa tuntevan kuntapäättäjän tai esimerkiksi kaupungin virkamiehen johdolla. Tarjoaa matalan kynnyksen keskustelulle ja samalla virkistäytymistä ja liikuntaa.

Kävelykierroksia voi myös toteuttaa historiallisella teemalla kaupungin museon oppaan johdolla.

Teemakävelyiden reitit kannattaa pyrkiä miettimään etukäteen siten, että ne ovat helppokulkuisia ja soveltuvat kaiken kuntoisille.

Liikunnalliset lastentapahtumat

Toteutetaan kunnasta valittujen ala-asteiden ykkösluokkalaisille ja päiväkotien eskarilaisille ohjattu ja valvottu liikunnallinen tunti. Yhdistys varaa ja kustantaa liikuntasalin, sekä linja-auton, joka tuo ja vie lapset kouluta tai päiväkodilta tapahtumapaikalle.

Liikuntasaliin rakennetaan rata, jossa on erilaisia toimipisteitä, jotka kehittävät esimerkiksi tasapainoa, tarkkuutta ja notkeutta. Jokaisella pisteellä on aikuinen ohjaamassa ja valvomassa. Päätteeksi osallistujille jaetaan kunniakirja tai mitali muistoksi.

Ideoita toimintaan erityisesti vaaliaikana:

Vaalivankkurit

Vanhasta työmaakopista tai esimerkiksi asuntovaunusta voi kunnostaa vaalivankkurit, joilla kierretään kaupungin solmukohtien risteyksissä ja kohdataan ihmisiä. Helppo ja luonteva tapa lähestyä ihmisiä on kysymällä heiltä mitä kehitettävää heidän mielestään kotikunnassa on.

Kiertoajelu kuntavaaliehdokkaille

Kahden tunnin bussikiertoajelulla viedään kuntavaaliehdokkaat työväenliikkeelle merkittäviin paikkoihin. Vaalipäällikkö kertoo ehdokkaille, miten puolue on ollut mukana kehittämässä kaupunkia. Kiertoajelulla tutustutaan kaupungin nykypäivään ja vireillä oleviin hankkeisiin.

 

<< Päähakemistoon

Seuraava luku – Ehdokkuus >>